INTRODUCCIÓN
INMOBILIARIA BODEGAS Y PROPIEDADES S.A.S., sociedad comercial constituida en la
República de Colombia, identificada con el Nit No. 900.851.303-2, con domicilio principal en la calle
5A No. 43B-25 de la ciudad de Medellín en cumplimiento de lo preceptuado por la Ley 1581 de 2012
y su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2013 por medio de los cuales se dictan disposiciones
generales para la protección de datos personales, desarrollar el derecho constitucional que tienen
todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a
que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información
consagrado en el artículo 20 de la misma, se procede a publicar el presente texto de POLÍTICA DE
PRIVACIDAD, PROCEDIMIENTOS Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
La sociedad Bodegas y Propiedades dentro su objeto social que comprende la realización de
cualquier actividad lícita, se dedica principalmente a las inversiones mobiliarias en construcción,
arrendamiento, compra y venta de inmuebles en áreas urbanas y/o rurales, destacándose el
arrendamiento de inmuebles de terceros, bajo las modalidades contractuales de intermediación que
define la Ley Colombiana.
En desarrollo de estas actividades la inmobiliaria tiene acceso a información personal, comercial,
económica y crediticia de propietarios de inmuebles, potenciales compradores, arrendatarios y
deudores solidarios.
La información personal que en ocasiones puede ser considerada como sensible se capta a través
de solicitudes de arrendamiento, las cuales son prerrequisito para el conocimiento y aprobación del
cliente como arrendatario. La información captada se utilizará exclusivamente para la finalidad
perseguida en relación con el análisis crediticio, recuperación de cartera, actividades de mercadeo y
en general para los fines de administración del contrato de arrendamiento o del negocio inmobiliario
celebrado.
De tal manera que esta información solo podrá ser accedida por los terceros autorizados por la ley y
en las condiciones que ésta determine.

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Los datos biométricos que lleguen a solicitarse tienen por finalidad garantizar la identidad del usuario
frente a la inmobiliaria, prevenir las situaciones de fraude por suplantación de identidad y garantizar
un servicio más eficiente. El desarrollo de la actividad comercial de Bodegas y Propiedades no
implica el tratamiento de datos personales de ningún menor de edad.
1.) TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 se entiende por dato personal “cualquier operación o conjunto
de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación
o supresión”.
Tal y como se expresó en la parte introductoria de este documento, es necesario para Bodegas y
Propiedades, recolectar datos personales, crediticios y comerciales entre muchos otros. Por tal
razón, esta labor se ejecuta a través de las solicitudes de arrendamiento de la inmobiliaria y/o de
compañías aseguradoras y/o afianzadoras, que en el caso de contratos de arrendamiento nos
brindan los servicios de respaldo en el pago del canon de arrendamiento, procesos judiciales
necesarios para la recuperación de cartera y restitución de inmueble. En dichos formularios se
solicita autorización para emprender cualquiera de las siguientes actividades: consultar, compartir,
procesar, reportar, actualizar información en centrales de información sobre comportamiento
financiero y crediticio, hábitos de pago, manejo de cuentas bancarias, conocer el grado de
endeudamiento y/o incumplimiento en el sector financiero, comercial, de servicios y en general sobre
el cumplimiento de obligaciones de las personas que desean acceder a un crédito para la compra de
mercancía.
Es importante resaltar que Bodegas y Propiedades con la intención de adelantar campañas de
mercadeo, satisfacción del cliente y posicionamiento de la marca, también puede llegar a tener
acceso a datos personales, los cuales se captan previa autorización de su titular y cuyo tratamiento
se hace con apego a la Ley, las medidas de confidencialidad y privacidad establecidas en este
documento.

2.) DEFINICIONES APLICABLES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
➢ Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida
al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca
de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los
datos personales.
➢ Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
➢ Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
➢ Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.

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➢ Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión
u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva.
➢ Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías
de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y
los datos biométricos.
➢ Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del Tratamiento.
➢ Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
➢ Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
➢ Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
➢ Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado
del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra
dentro o fuera del país.
➢ Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3.) PRINCIPIOS APLICABLES A LA POLÍTICA DE TRAMIENTO
La presente política general de privacidad, procedimientos y protección de datos personales, según
se desprende el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, deberá cumplir con los siguientes principios:
➢ Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se
refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y
en las demás disposiciones que la desarrollen.
➢ Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
➢ Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
➢ Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

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➢ Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
➢ Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley
y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
➢ Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá
manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento.
➢ Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de
datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de
datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la
presente ley y en los términos de la misma.
4.) FINALIDAD
Los Datos Personales de propietarios, potenciales arrendatarios y deudores solidarios que acceden
a los diferentes servicios de intermediación ofrecidos por la inmobiliaria, se captan voluntariamente y
se utilizan para los siguientes fines:
✓ Realizar campañas de publicidad y mercadeo, para ofrecer descuentos o promociones de
productos o servicios propios o de terceros.
✓ Implementar programas de fidelización.
✓ Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar
hábitos de pago.
✓ Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio.
✓ Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de información.
✓ Actividades de georeferenciación, segmentación y estudios estadísticos. Enviar información
sobre actividades desarrolladas por la inmobiliaria o envío de información que se considere de
interés a través de diferentes medios.
✓ Realizar contactos para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones.
✓ Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos o
judiciales, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
✓ Compartir con terceros que colaboran con Bodegas y Propiedades y que para el cumplimiento
de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como casas de
cobranzas, compañías aseguradoras o afianzadoras.
✓ Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de información.
✓ Mantener actualizada la información de sus clientes.
✓ Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial
entre la Compañía y el Titular.

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✓ Las bases de datos del área de recursos humanos y personal, tendrá por finalidad tener acceso
a información de ubicación del empleado, la conformación de su grupo familiar, experiencia
profesional y referencias personales. Todo esto con la intención de facilitar la relación laboral y
los programas de bienestar.
La información suministrada por el Titular solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y
una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser
eliminados de las bases de datos de la Inmobiliaria o archivados bajo medidas de seguridad que
impidan su uso indebido.
La Inmobiliaria, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes
referidas, recolecta de sus clientes información referente a sus Datos Personales, como, por
ejemplo: nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales,
ocupación, información sobre bienes poseídos, datos financieros (ingresos, gastos, créditos),
referencias familiares y/o comerciales entre otros.

5.) PROCEDIMIENTO PARA LA CAPTACIÓN DE DATOS Y TRATAMIENTO
Inmobiliaria Bodegas y Propiedades capta la información de sus clientes de la siguiente forma:
5.1 Propietarios de inmuebles
Todo propietario de inmueble que requiera los servicios de intermediación para la venta o el
arrendamiento debe diligenciar y suscribir una ficha básica de información y contacto. En el caso de
la intermediación para el arrendamiento, dicha información se amplía a datos que son necesarios
para la buena administración del contrato.
Esta información se almacena físicamente y a través de archivos en equipos de cómputo locales, a
los cuales solo tienen acceso empleados de dirección y confianza de la inmobiliaria.
5.2 Potenciales compradores, arrendatarios y deudores solidarios
Todo potencial interesado en la compra de un inmueble consignado en la inmobiliaria debe
suministrar sus datos básicos de contacto, los cuales se utilizan única y exclusivamente para los
efectos del contrato de compraventa.
Los potenciales arrendatarios y sus deudores solidarios deben diligenciar formularios físicos de
solicitud de arrendamiento, los cuales se archivan físicamente con los demás documentos que
hacen parte de la historia contractual. Los formularios de clientes que no son aprobados para la
celebración de contratos de arrendamiento se destruyen plenamente.
5.3. Información de proveedores
La información de proveedores y diferentes prestadores de servicios se capta a través de formularios
físicos de autorización de manejo de datos y se centraliza físicamente para todos los fines
pertinentes de la respectiva relación contractual. La información solicitada será la estrictamente
necesaria para poder determinar las condiciones morales, competencias, conocimientos e idoneidad
de los proveedores que requiere la compañía para el desarrollo de sus diferentes frentes de trabajo.

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5.4. Tratamiento de datos personales de aspirantes
Los datos personales de aspirantes a vincularse con la inmobiliaria y de sus empleados se captan
previa autorización de su titular. Se informará de manera anticipada, a las personas interesadas en
participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales
que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de
selección.
5.5. Tratamiento de datos de empleados
Bodegas y Propiedades almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección
de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta
física o digital solo será accedida y tratada por el representante legal y las personas
excepcionalmente delegadas por este con la finalidad de administrar la relación contractual. El uso
de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo
está prohibido. Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten
durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá
informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
5.6. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, Bodegas y Propiedades procederá a
almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el
desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y
niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda
contener Datos Sensibles. Los datos personales de los exempleados se conservan exclusivamente
para emitir certificaciones relativas a la relación del titular con la compañía, fines estadísticos o
históricos y eventuales fines de defensa judicial.
5.7. Tratamiento de datos personales de Accionistas
Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de
accionista de Bodegas y Propiedades, se considerará información reservada, pues la misma está
registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En
consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el
Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

6. PROCEDIMIENTO PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR
   INFORMACIÓN
   Todo titular de información captada por la inmobiliaria y que repose en sus bases de datos, podrá
   conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal cuando sea pertinente.
   El medio dispuesto para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos y
   obligaciones son los siguientes:

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✓ Comunicación escrita dirigida a la calle 5A No. 43B-25, oficina No. 503, Ed. Meridian
Medellín
✓ Página web: www.bodegasypropiedades.com.co link de habeas data.

• En cualquiera de los medios utilizados deberá anexarse copia legible de la cédula de
  ciudadanía.
  La revocatoria de la autorización para el manejo de datos personales o supresión, no tendrá lugar
  cuando existan obligaciones legales y/o contractuales vigentes entre las partes.
  Toda respuesta sobre información captada por bodegas y propiedades se emitirá desde la ciudad de
  Medellín, a través de personal calificado y responsable de la respectiva base de datos.

7.) RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La responsabilidad por el cuidado y tratamiento de datos personales está delimitada de la siguiente
forma:
La conservación, custodia y buen uso de la información captada en formularios físicos con ocasión
de los estudios para la celebración de contratos de arrendamiento, es responsabilidad del
representante legal y de los empleados designados para esta labor.

8.) DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
El Titular de los datos personales de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 tiene los
siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o
Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el
artículo 10 de la presente ley.
c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud,
respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

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e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión
procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la
Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que
   le ponga a disposición el responsable.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o
   apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
   Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas
   para representarlos.

9.) DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
Los responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las
novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

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i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión
por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.

10.) DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.
De acuerdo con los procesos de recuperación de cartera en mora, Bodegas y Propiedades ostenta
la doble calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos personales. Sin embargo, es
facultativo de Bodegas y Propiedades remitir la información personal y crediticia de sus clientes
morosos a casas de cobranza, quienes serán encargados del tratamiento cumpliendo los deberes y
demás disposiciones de esta política.
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de
la presente ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5)
días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la
presente ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento
de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la
presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por
parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato
personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo
haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

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k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
11.) VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación, realizada el
día 22 de mayo de 2017. Bodegas y Propiedades se reserva el derecho de modificar en cualquier
tiempo esta política para adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, al igual que para
mejorarla y prestar un mejor servicio. Todo cambio será informado a través de la página web
www.bodegasypropiedades.com.co , con indicación de la última versión y fecha de entrada en
vigencia.